Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma umożliwiająca wystawianie i odbieranie faktur online, w tym faktur ustrukturyzowanych.
Prace nad integracją Systemu Informatycznego Komadres z KSeF trwają.
Faktury ustrukturyzowane są tworzone i odbierane za pomocą ZSI Komadres, który jest połączony z KSeF. Po dokonaniu sprzedaży systemem zapisuje fakturę oraz przypisuje jej unikalny numer identyfikacyjny. Faktura ustrukturyzowana nie wymaga przesyłania jej bezpośrednio do nabywcy. Zamiast tego, faktura jest wysyłana do systemu KSeF, który umożliwia nabywcy dostęp do niej poprzez zalogowanie się
i pobranie faktury z systemu.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obligatoryjny dla wszystkich podatników VAT od 01.04.2026 r.
Minister Finansów ogłosił, że ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF) został wyznaczony na 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót przekracza 200 mln zł, oraz na 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT. Oznacza to, że obowiązkowe korzystanie z e-faktur w systemie KSEF zacznie obowiązywać dopiero w 2026 roku.
Obecnie podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z systemu w ramach istniejących narzędzi i struktur. Nabywca decyduje, czy chce otrzymywać fakturę ustrukturyzowaną. Sprzedawca (dostawca) nie może narzucić tej formy fakturowania ani stosować jej automatycznie. Zgoda nabywcy powinna być udzielona w sposób umożliwiający udowodnienie jej przekazania, na przykład w formie pisma lub jako element umowy. Wymaga się osobnego porozumienia między stronami oraz zgody na stosowanie faktur ustrukturyzowanych, ale nie ma konieczności uzyskiwania zgody przy każdej transakcji. Jedna zgoda udzielona przy zawarciu umowy wystarczy do stosowania tej formy fakturowania w ramach wszystkich transakcji. Od lipca 2024 r. faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkowe, co oznacza, że zgoda nabywcy nie będzie już wymagana.
Korzyści z wprowadzenia KSeF:
- Krajowy System e-Faktur zautomatyzuje wymianę dokumentów księgowych pomiędzy przedsiębiorcami, co uprości proces płatności. Faktury będą wystawiane w jednolitym, ustandaryzowanym formacie, obowiązującym dla wszystkich. Każda faktura otrzyma unikalny numer KSeF, a faktura zostanie uznana za wystawioną w momencie jej przesłania do systemu. Po nadaniu numeru KSeF i automatycznym udostępnieniu nabywcy, faktura będzie uznana za dostarczoną.
- Treść faktur będzie zawsze dostępna w systemie, a dostęp do KSeF zapewniony będzie w czasie rzeczywistym. Wszystkie faktury w systemie będą miały wyłącznie formę cyfrową, co eliminuje konieczność ich drukowania oraz ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych do systemów księgowych. Dzięki temu zniknie także ryzyko zgubienia lub zniszczenia dokumentów, a wystawianie duplikatów faktur stanie się niepotrzebne.
- Przedsiębiorcy nie będą musieli sami archiwizować faktur – będą one przechowywane w systemie przez 10 lat. Dodatkowo, dzięki KSeF, termin zwrotu VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni, co wpłynie na poprawę płynności finansowej małych i średnich firm. Przedsiębiorcy nie będą już zobowiązani do raportowania plików JPK_FA i JPK_VAT RR.
- W przyszłości podobne systemy, jak KSeF, będą stopniowo wprowadzane w krajach Unii Europejskiej, co ujednolici przepisy księgowe i ułatwi współpracę z zagranicznymi partnerami. Automatyzacja procesów księgowych pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze, które będą mogły być przeznaczone na rozwój samego biznesu.
- Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma również przynieść korzyści polskiemu fiskusowi. Głównym celem uruchomienia KSeF jest uszczelnienie systemu VAT oraz redukcja nieprawidłowości, takich jak unikanie opodatkowania czy działalność w tzw. szarej strefie.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadziła definicję faktury ustrukturyzowanej oraz uregulowała zasady jej wystawiania, przechowywania i przesyłania w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Stanowi ona podstawę funkcjonowania systemu, określając zasady korygowania e-faktur oraz wskazując podmioty uprawnione do korzystania z KSeF. Szczegółowe informacje można znaleźć na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF)
- Z kolei ustawa z dnia 16 czerwca 2023 roku wprowadziła zmiany, które przesuwają obowiązek korzystania z KSeF na 1 lutego 2026 roku dla dużych firm oraz na 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorstw. Zawiera także przepisy dotyczące awaryjnego wystawiania faktur offline oraz zasady związane z przeliczeniami walutowymi i fakturami korygującymi.