Cyfrowe akta osobowe to kolejny krok w ramach strategii cyfryzacji firmy.
Zintegrowany System Informatyczny Komadres podsystem Kadry posiada funkcjonalność e-Akta w pełni zgodną z wymogami rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – Dz.U. poz. 2369.
Zakres funkcji e-Akta:
- odwzorowanie cyfrowe dokumentów papierowych zapewniające integralność i czytelność treści – skanowanie lub wczytywanie z dysku,
- grupowanie dokumentów w sekcje,
- intuicyjną obsługę i łatwość przeszukiwania bazy,
- automatyzację zapisu w e-Archiwum wydruków z systemu Komadres,
- dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz dostęp do informacji o tym kto je podpisał,
- wygodny i sprawny dostęp do ewidencji i bazy dokumentów upoważnionych osób,
- ochrona przed nieautoryzowanym dostępem zarówno z zewnątrz jak i wewnątrz firmy.
Struktura teczek/sekcji jest dokładnym odwzorowaniem wersji tradycyjnej papierowej akt pracowniczych. Elektroniczna dokumentacja każdego pracownika składa się z 4 części:
- A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych , okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
- B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
- C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
- D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownia odpowiedzialności porządkowej określonej w odrębnych przepisach
źródło: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002369
Pomimo, że wdrożenie e-Akt nie jest obligatoryjne to zapewnia wymierne korzyści zarówno dla przedsiębiorców jak i pracowników.